PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Perumusan-perumusan dalm Peraturan Presiden itu agak membingungan , demikian pula pemakaian istilah “arsip” dalam arti umum dan khusus dapat meruwetkan pengertian. Oleh karena itu, sebagai rangkuman dapatlah di berikan perumusan yang lebih jelas sebagai berikut:

Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern “Arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secraa cepat di temukan kembali.” 

 

Selain itu pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.Warkat-warkat perlu di simpan karena mempunyai sesuatu atau ebebrapa kegunaan khusus bagi suatu organisasi. 

Di Amerika Serikat telah ditentukan nilai-nilai yang mungkin ada pada warkat-warkat sehingga perlu di simpan yang dicakup dengan satu istilah pengingat “ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut:

            A = Administrative Value (Nilai Administrasi)

            L = Legal Value (Nilai Hukum)

            F = Fiscal Value (Nilai Bidang Keuangan)

            R = Research Value (Nilai Penelitian)

            E = Educational Value (Nilai Pendidikan)

            D = Documentary Value (Nilai Dokumentasi)