KARTU INDEKS

KARTU INDEKS

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor, karena kartu indeks ini berupa indeks nama suatu instansi atau nama perorangan. Maka, untuk sistem abjad tidak perlu menggunakan kartu indeks, karena dalam kode surat sudah di indeks.

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

1.      Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat

2.      Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi

3.      Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.

Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :

a.       Singkat, jelas dan mudah dimengerti

b.      Berorientasi pada kebutuhan pemakai

c.       Merupakan kata yang mudah dimengerti

d.      Diambil atau ditentukan dari isi surat

Kartu Indeks memuat informasi tentang:

• Judul/nama surat
• Nomor surat
• Hal surat
• Tanggal surat
• Kode surat
• Kode kartu indeks

Contoh kartu indeks beserta isi informasinya

Peraturan Mengindeks:

1.      Peraturan mengindeks nama orang

a.       Nama orang Indonesia

Nama orang indonesia terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Misal Arifin. Sedangkan nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 unit yaitu Dimas Nogroho.

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia :

Ø  Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama. Singkatan yang mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang

Ø  Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang

Ø  Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir.

b.      Nama orang asing

Ø  Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang china dan korea.

Ø  Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit

Ø  Nama yang memakai awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.

Ø  Nama yang memakai seniority dalam indeks diletakkan pada unit terakhir

2.      Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi

Untuk nama perusahaan, dindeks terlebih dahulu kata yang pentung, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian baru diindeks.

Ø  Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagaibagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.

Ø  Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada, dsb, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung.

Ø  Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi dan universitas diletakkan pada unit terakhir

Ø  Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi terebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor , jawatan, lembaga, bagian dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

Ø  Nama organisasi/perhimpunan yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti perusahaan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan di unit terakhir.