BUKU AGENDA SURAT

BUKU AGENDA SURAT

Buku agenda surat adalah buku yang di gunkaan untuk mencatat baik surat masuk maupun surat keluar, mulai dari tanggal penerimaan sampai kode pengarsipan. Buku agenda ini di buat untuk pencatatan dalam satu periode sesuai dengan aturan instansi atau perusahaan.

Fungsi buku agenda, meliputi:
1.    Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2.    Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
3.    Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
4.    Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Macam-macam Buku Agenda ada 3 jenis, yaitu:

1.      Buku Agenda Tunggal

Buku agenda tunggal adalah buku agenda dimana pencatatan surat masuk dan surat keluar di catat dalam satu buku dan satu lembar yang sama dan secara berurutan. Pada buku ini pencatatan data surat masuk dan data surat keluar dilakukan berurutan pada kolom yang sama. Pembedanya hanyalah pada kode, M = menyatakan surat masuk, dan K = menyatakan surat keluar. 

Buku ini biasanya digunakan pada kantor-kantor kecil yang lalu lintas suratnya tidak begitu banyak. Bahkan, pada saat ini buku ini sudah jarang digunakan, karena pencatatanya yang bercampur aduk antara surat masuk dan surat keluar menyebabkan kesulitan dalam menemukan data surat yang dimaksud pada masa yang akan datang.

Contoh format buku agenda tunggal:

2.      Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar pada buku yang sama. Data surat masuk biasanya dicatat pada bagian sebelah kiri buku, sedangkan pencatatan data surat keluar pada bagian sebelah kanan buku.

Buku ini biasanya digunakan pada kantor yang lalu lintas surat masuk dan surat keluarnya sudah lumayan sibuk. Jika pada masa yang akan datang kita membutuhkan data surat masuk/keluar maka kita lebih mudah untuk menemukannya karena pencatatan data surat masuk dan surat keluarnya terpisah.

           

Contoh format buku agenda berpasangan:

3.      Buku Agenda Kembar

Buku agenda kembar adalah dua buah buku yang digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. Satu buah buku khusus untuk mencatat data surat masuk – petugas pencatatnya bernama agendaris; dan satu buku lagi khusus untuk mencatat data surat keluar – petugas pencatatnya disebut verbalis.

Buku ini biasanya digunakan pada kantor yang lalu lintas surat masuk dan surat keluarnya sangat sibuk. Jika pada masa yang akan datang kita membutuhkan data surat masuk/keluar maka kita lebih mudah untuk menemukannya karena pencatatan data surat masuk dan surat keluarnya terpisah pada buku yang berbeda.

Contoh format buku agenda kembar: