NUMERATOR

NUMERATOR

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

1.      Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

2.      Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 

Berikut adalah video cara membubuhkan numerator pada surat atau berkas:

GUIDE

GUIDE

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide di buat berdasarkan sistem yang di gunakan dan sesuai dengan daftar klasifikasi yang di buat.

Cara membuat guide sendiri yaitu:

1.      Potong kertas karton tebal dengan ukuran HVS.

2.      Tambahkan guide di ujung bagian vertikal karton.

3.      Tulis kode guide yang akan di gunakan, bisa berupa abjad, nomor, bulan, tanggal, dan sistem lainnya.

4.      Tata guide secara urut ke dalam laci filling cabinet.

FILING CABINET

FILING CABINET

 

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

Video penyimpanan surat dalam fillling cabinet: