CARDEX CABINET

CARDEX (CARD INDEX) CABINET

 

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

Cara Penyimpanan kartu indeks ke dalam Cardex Cabinet:

1.      Isi lembar kartu dengan lengkap

Contoh kartu indeks bisa lihat di link :

2.      Beri kode indeks pada kartu dengan memperhatikan cara mengindeks seperti di bawah ini:

Baca aturan mengindeks di :

3.      Simpan Kartu indeks sesuai dengan urutan abjad, penyimpanan di susun kebelakang mulai A - Z

4.      Contoh Kartu indeks:

Nama : Indah Dewi Pertiwi

            Kode Indeks : In

                        Laci indeks : I

                                    Urutan indeks : In (Di belakang “Im”)

Berikut adalah video penyimpanan kartu indeks ke dalam cardex cabinet:

ALAT SORTIR

ALAT SORTIR

 Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat ini digunkan dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kepentingan masing-masing.

         Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Alat sortir ini ada pada bagian pengarah dan penyortiran di lakukan oleh pengarah.

Baki Surat/Paper Tray

Cara menyortir suart sebagai berikut:

1.      Surat di terima oleh penerima surat

2.      Surat di agendakan oleh agendari pada buku agenda

3.      Sebelum surat di berikan kepada arsiparis, surat di sortir terlebih dahulu sesuai dengan kepentingannya atau sesuai dengan disposisi pimpinan

4.      Apabila surat tersebut hanya di balas, maka di letakkan pada bagian 1 yaitu bagaian atas

5.      Apabila surat tersebut tergolong pada surat penting dan hanya di simpan, maka di letakkan pada bagaian nomor 2 atau bagian tengah

6.      Apabila surat tersebut harus di balas dana tergolong surat penting dan harus di simpan, maka di letakkan pada bagian ke 3 atau bagian bawah

7.      Setelah selesai menyortir, pengarah langsung mengarahkan surat sesuai dengan hasil sortiran.

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Perumusan-perumusan dalm Peraturan Presiden itu agak membingungan , demikian pula pemakaian istilah “arsip” dalam arti umum dan khusus dapat meruwetkan pengertian. Oleh karena itu, sebagai rangkuman dapatlah di berikan perumusan yang lebih jelas sebagai berikut:

Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern “Arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secraa cepat di temukan kembali.” 

 

Selain itu pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.Warkat-warkat perlu di simpan karena mempunyai sesuatu atau ebebrapa kegunaan khusus bagi suatu organisasi. 

Di Amerika Serikat telah ditentukan nilai-nilai yang mungkin ada pada warkat-warkat sehingga perlu di simpan yang dicakup dengan satu istilah pengingat “ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut:

            A = Administrative Value (Nilai Administrasi)

            L = Legal Value (Nilai Hukum)

            F = Fiscal Value (Nilai Bidang Keuangan)

            R = Research Value (Nilai Penelitian)

            E = Educational Value (Nilai Pendidikan)

            D = Documentary Value (Nilai Dokumentasi)