STOPMAP

MAP ARSIP

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.  Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.  Map arsip di bagi menjadi  beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

1.      Map Vertikal

a.      Stopmap Folio

Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

b.      Map snelhecter

Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

c.       Folder

Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

2.      Map Horizontal

Hanging folder atau map gantung  adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

3.      Map Lateral

Ordner merupakan salah satu contoh map lateral, dimana ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

STAPLER

STAPLER

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

1.        stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

2.        stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

3.        stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 

Fungsi dari stapler yaitu:

1.       Untuk menyatukan berkas atau kertas supaya menjadi rapi dan tidak berantakan

2.       Untuk merekatkan anatara kertas satu dengan yang lainnya

3.       Besi tumpul yang ada di ujung stapler di gunakan untuk mencabut staples pada sebuah kertas

PERFORATOR

PERFORATOR

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

1.     Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

2.     Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

3.     Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. 

Perforator

Cara menggunakan perforator:

1.      Ambil kertas dengan jumlah sesuai ukuran perforator

2.      Lipat satu kertas menjadi 2 bagian

3.      Masukkan kertas yang sudah di lipat dengan kertas yang lainnya pada penjepit perforator, lalu tekan perforator

4.      Setelah selesai, ganjal perforator dengan penyangga yang ada untuk merawat perforator agar lebih awet
 
Berikut adalah video tentang cara penggunaan perforator: